Saatavilla on useita vakiotyyppisiä kirjeenvaihtotyyppejä, kuten laskujen tulostaminen, tiliotteet jne. Mukautettuja kirjeenvaihtotyyppejä voidaan myös luoda.
Kirjeenvaihto voidaan luoda tietyn liiketapahtuman käsittelyn yhteydessä tai myöhemmin jo luotuihin tapahtumien kirjauksiin.
Kirjeenvaihto voidaan lähettää asiakkaalle / myyjälle eri muodoissa, kuten sähköposti ja faksi. Kirjeenvaihto on pohjimmiltaan kirjeitä jne., Jotka lähetetään SAP: lta myyjälle / asiakkaalle jne.
Kirjeenvaihto voidaan luoda yksittäin tai yhdessä, tapauskohtaisesti tai automatisoidun erätyön kautta.
Tässä opetusohjelmassa opit-
- Kirjeenvaihdon tyypit
- Kirjeenvaihdon kokoonpanot
- Kirjeenvaihdon sukupolvi
- Kirjeenvaihto
- Kirjeenvaihto sähköpostitse
Kirjeenvaihdon tyypit
Seuraavassa on esimerkkiluettelo erilaisista tavallisista kirjeenvaihtotyypeistä, jotka voidaan kopioida tietyn mukautetun lomakkeen, ohjelman jne. Luomiseksi.
| Kirjeenvaihtotyyppi | Kirjeenvaihdon kuvaus | Tulosta ohjelma | Vaaditut tiedot | SAP-vakiomuotoisen komentolomakkeen esimerkki |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Maksuilmoitukset | RFKORD00 | Asiakirjan numero | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Tiliotteet | RFKORD10 | Tilinumero ja päivämäärä | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Vekselilaskelmat | RFKORD20 | Asiakirjan numero | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Sisäiset asiakirjat | RFKORD30 | Asiakirjan numero | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Yksittäiset kirjeet | RFKORD40 | Tilinumero | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Asiakirja otteet | RFKORD50 | Asiakirjan numero | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Asiakaslausunnot | RFKORD11 | Asiakkaan numero ja päivämäärä | F140_CUS_STAT_01 |
Kirjeenvaihdon kokoonpanot
Kirjeenvaihdon konfigurointi SAP: ssä voidaan suorittaa seuraavissa vaiheissa
Vaihe 1) Määritä kirjeenvaihtotyyppi
Polku: - SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä kirjeenvaihtotyypit
Tapahtumakoodi: - OB77
Täältä on saatavana erilaisia SAP-vakiokirjeitä. Voit myös luoda mukautettuja kirjeenvaihtotyyppejä. Voit määrittää, mitä tietoja tarvitaan kirjeenvaihdon luomiseen, esimerkiksi tiliotteelle, voit määrittää, että asiakas / toimittajan päällikkö on välttämätön lausekkeelle. Voit myös määrittää päivämäärän parametrit ja tekstin, joka näytetään päivämäärän valintaa varten.
Vaihe 2) Määritä ohjelma kirjeenvaihtotyypille
Polku: -SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä ohjelmat kirjeenvaihtotyypeille
Tapahtumakoodi: - OB78
Tässä sinun on linkitettävä kirjeenvaihdon generaattoriohjelma kirjeenvaihtotyyppiin. Voit myös määrittää erilaisia ohjelmia eri yrityskoodeille. (Voit myös määrittää tässä oletusmuunnelman ohjelman suoritettavaksi. Voit luoda tällaisen muunnelman ohjelman tapahtumasta SE38 / SA38 .)
Voit myös luoda oman mukautetun ohjelman kopiona vakio-ohjelmasta ja tehdä sopivia muutoksia vastaamaan asiakkaasi tarpeita.
Vaihe 3) Määritä puhelutoiminnot kirjeenvaihtotyypille
Polku: -SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Kirjeenvaihdon asetukset ja tarkistus> Määritä kutsutoiminnot
Tapahtumakoodi: - OB79
Täällä sinun on määritettävä, millä hetkellä voit luoda tietyn kirjeenvaihtotyypin. Voit myös määrittää eri asetuksen eri yrityskoodeille. Eri vaihtoehdot ovat: -
- Asiakirjan syöttöhetkellä (esim. FB50, FB60 jne.)
- Maksujen kirjaamisen ajankohtana (esim. F-28, F-26 jne.)
- Asiakirjan näyttämisen tai muuttamisen yhteydessä (esim. FB02, FB03 jne.)
- Tilin näyttämisen hetkellä (esim. FBL1N, FBL5N jne.)
Vaihe 4) Määritä kirjeenvaihtolomake kirjeenvaihtotulostusohjelmaan
Polku: -SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohtien kirjeenvaihto> Kirjoita ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä kirjeenvaihdon lomakkeiden nimet
Tapahtumakoodi: - OB96
Tässä sinun on määritettävä, mitä lomakemäärityksiä kirjeenvaihto-ohjelma käyttää. Voit myös määrittää erilaisen asetuksen eri yrityskoodeille. (SAP-komentosarjalomake määritetään tapahtumalla SE71 , jossa eri tiedot järjestetään lähtömuodossa käsiteltäväksi. Tämä SAP-komentosarjamuoto määrittelee lähdön asettelun.)
Voit myös käyttää kaksinumeroisia lomaketunnuksia, joilla voit soittaa eri lomakkeille eri yritystunnuksille samalla yrityskoodilla.
Tämä lomaketunnus voidaan antaa kirjeenvaihtoa tuottavan tulostusohjelman valintanäytössä. Voit valita vain yhden lomaketunnuksen kerralla kirjeenvaihtotyypille. Voit luoda useita kirjeenvaihtotyyppejä ja käynnistää erilaisia lomaketunnuksia.
Vaihe 5) Määritä lähettäjän tiedot kirjeenvaihtoa varten
Polku: -SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä kirjeenvaihtolomakkeen lähettäjän tiedot
Tapahtumakoodi: - OBB1
Voit linkittää tähän otsikon, alatunnisteen, allekirjoituksen ja lähettäjän tiedot. Tämä teksti määritetään tapahtumalla SO10, jonka tekstitunnus on linkitetty yllä (esim. ADRS). Voit myös määrittää erilaisen asetuksen eri yrityskoodeille. (Voit myös määrittää kaksinumeroisen lähettäjän muunnelman, jonka voit antaa tulostusohjelman valintaparametreille. Tämä mahdollistaa eri lähettäjän tiedot saman yrityskoodin sisällä.)
Vaihe 6) Määritä lajitteluvaihtoehdot kirjeenvaihdolle
Polku: -SPRO> Taloudellinen kirjanpito (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä kirjeenvaihdon lajitteluvaihtoehdot
Tapahtumakoodi: - O7S4
Voit tässä määrittää, missä järjestyksessä kirjeenvaihtokirjeet luodaan. Jos esimerkiksi luot tiliotetta useille toimittajille, toimittajat lajitellaan tässä järjestyksessä ja sitten kirjain luodaan. Tämä lajitteluvaihtoehto voidaan antaa kirjoitusvaihtoehtoa tuottavan tulostusohjelman valintanäytössä.
Vaihe 7) Määritä kirjoitusviivojen rivien lajitteluvaihtoehdot
Polku: -SPRO> Taloushallinto (uusi)> Myyntisaamiset ja ostovelat> Asiakastilit> Rivikohdat> Kirjeenvaihto> Tee ja tarkista kirjeenvaihdon asetukset> Määritä rivikohtien lajitteluvaihtoehdot
Tapahtumakoodi: - O7S6
Voit tässä määrittää, missä järjestyksessä eri rivikohdat näkyvät kirjeenvaihtokirjeinä. Esimerkiksi jos toimittajan tiliotteessa on useita laskuja, laskut lajitellaan tässä järjestyksessä ja sitten kirjain luodaan.
Tämä lajitteluvaihtoehto voidaan antaa kirjoitusvaihtoehtoa tuottavan tulostusohjelman valintanäytössä.
Kirjeenvaihdon sukupolvi
Kuten aiemmin on osoitettu myös puhelupisteen konfiguroinnissa, kirjeenvaihto voidaan muodostaa ajankohtien alapuolella: -
- Asiakirjan syöttöhetkellä (esim. FB50, FB60 jne.)
- Maksujen kirjaamisen ajankohtana (esim. F-28, F-26 jne.)
- Asiakirjan näyttämisen tai muuttamisen yhteydessä (esim. FB02, FB03 jne.)
- Tilin näyttämisen hetkellä (esim. FBL1N, FBL5N jne.)
Kirjeenvaihto voidaan luoda tietylle asiakirjalle tai toimittajan / toimittajien / asiakkaiden tileille. Seuraavat diat selittävät kirjeenvaihdon syntymisen eri tavoin ja sen tulostamisen.
Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä A): -
Kirjeenvaihto voidaan luoda, kun luot, muutat tai näytät asiakirjaa.
Tätä varten siirry kohtaan Ympäristö> Kirjeenvaihto ja valitse sopiva kirjeenvaihtotyyppi, esim. Katso alla olevaa näyttöä FB70- asiakaslaskun luomisessa: -
Vastaavasti voit luoda kirjeenvaihdon asiakirjan näytöstä / muutoksesta tapahtumasta, kuten FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N jne.
Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä B)
Nykyisissä kirjanpitotiedoissa voit käyttää tapahtumakoodia FB12 .
Yrityskoodin kirjoittamisen jälkeen se kysyy kirjeenvaihtotyyppiä. Valitse Kirjeenvaihtotyyppi ja se pyytää sinua syöttämään asiakirjanumeron / tilinumero jne. perustuen kirjeenvaihtotyypin asetukseen. Tämän jälkeen kirjeenvaihtoa pyydetään.
Kirjeenvaihdon luominen (menetelmä C)
Tapahtumasta F.27 voit luoda kirjeenvaihdon (tiliotteen) toimittajalle / asiakkaalle.
Tässä "Indikaattori päärekisterissä" -arvon on vastattava asiakkaan / toimittajan perustiedoissa> Yritystunnus> Kirjeenvaihto.
Jos valitset Yksilöllinen pyyntö -valintaruudun, jos samalla toimittajalla / asiakkaalla on rivikohtia useissa yrityskoodeissa, jokaiselle yrityskoodille luodaan erillinen käsky.
Kirjeenvaihto
Kirjeenvaihto (menetelmä A): -
Käytä tapahtumakoodia F.61 tulostaaksesi jo luodun asiaankuuluvan kirjeenvaihtotyypin. Suorittamisen yhteydessä se yksinkertaisesti tulostaa kirjeenvaihdon (jos sähköposti / faksi jne. On määritetty, tulos muodostetaan kyseisessä muodossa)
Kirjeenvaihto (menetelmä B): -
Tapahtumasta F.64 näet kirjeen kirjoituskirjan ( taustat ) ja voit tulostaa sen. (Ero F.61: stä on, että F.64: ssä voit myös tehdä muita toimintoja (kuten poistaa, tulostaa esikatselun jne.) Jo luotuihin kirjeenvaihtopyyntöihin.)
Luotu kela voidaan nähdä ja tulostaa tapahtumasta SP02 tai Järjestelmä> Oma taustatietopyynnöstä .
Kirjeenvaihto sähköpostitse
Säilytä sähköpostiosoite asiakkaan / toimittajan pääkäyttäjän> Yleiset tiedot> Osoite-välilehti> Viestintä -asetuksessa ja valitse viestintätapa sähköpostina.
Säilytä myös sähköpostitunnus asiakas / myyjäpäällikkö> Yritystunnus> Vastaukset-välilehdessä.
Silloin tämän asiakkaan / toimittajan kirjeenvaihto luodaan sähköpostimuodossa tulostustuloksen sijaan (Ottaen huomioon käyttäjän poistumisasetuksen, joka on määritetty viestintätavan määrittämiseksi seuraavassa diassa annetussa käyttäjän poistumisessa.)
(Huomaa: Vastaavasti voit määrittää faksilähdön asetukset valitsemalla vakioliikenteen faksiksi ja ylläpitämällä faksinumeroa.)
Tämän artikkelin on kirjoittanut Manisha Singh