Projektin kustannusten hallinta
Projektin kustannusten hallinta määritellään projektin suunnittelun ja hallinnan prosessiksi kustannustehokkaasti. Se määrittelee, mitä kustannuksia vaaditaan jokaiselle toimitukselle. Projektin kustannukset voidaan arvioida useista prosessilähteistä (esimerkit alla)
- Työn erittelyrakenteen (WBS) luominen
- Kehitä aikataulu
- Suunnittele henkilöstöresursseja
- Riskien tunnistaminen
Kustannusten hallinnan panokset sisältävät
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektin peruskirja
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Vaikka tämän tulos on
- Kustannusten hallintasuunnitelma.
Arvioinnin ja kustannusten luominen projektille on erittäin tärkeä osa projektinhallintaa. Projektin budjettia laskettaessa otetaan huomioon erilaisia asioita, kuten työvoimakustannukset, tarvittavien laitteiden hankinta, materiaalikustannukset jne.
Mikä on projektin kustannusarvio?
Projektin kustannusarvio määritellään prosessina, jolla arvioidaan projektin kokonaismenot. Kustannusarvion tarkkuus riippuu projektin laajuuden tarkkuudesta ja yksityiskohdista, joka on laajuuden lähtötaso. Laajuus määrittelee myös rajoitukset, kuten päivämäärän, resurssit tai budjetin. Riskirekisteri auttaa laskemaan arvioidut kustannustyypit, ehdollisen toimen takana tehdyt kulut ja riskien selviytymiskustannukset.
Projektin kustannusten arvioimiseksi sinun on luokiteltava erilaiset kustannustyypit luokkiin, kuten
- Työvoimakustannukset
- Laitteiden kustannukset
- Tarvikkeiden kustannukset
- Matkakustannukset
- Koulutuksen kustannukset
- Yleiskustannukset jne.
Projektin kustannusten arvioimisessa käytetyt tekniikat
Projektin kustannusten arvioimiseksi muodollisesti käytetään muutamia menetelmiä (tekniikoita) seuraavasti:
- Analoginen arviointi
Tämä arviointitekniikka perustuu asiantuntijoiden arvioihin ja vastaaviin aikaisempiin projekteihin perustuvaan tietoon. Aikaisemmin tehdyn vastaavan projektikustannuksen katsotaan olevan plus tai miinus 20% nykyiselle projektille.
- Parametrinen estimointi
Aikaisempia tietoja tai tietueita käytetään nykyisen projektin kustannusten arvioimiseksi.
- Arviointi alhaalta ylöspäin
Kun olet määrittänyt projektin laajuuden, se on luotettavin tekniikan muoto. Tässä tekniikassa, joka perustuu WBS: ään, arvioit kunkin resurssin tai suoritteiden kustannukset.
Samoin on olemassa muita menetelmiä (tekniikoita), jotka voivat olla hyödyllisiä kustannusten arvioimisessa, kuten PERT-estimointi, toimittajan hintatarjousanalyysi jne.
Projektin budjetin suunnittelu
Tämän toiminnan päätarkoitus on jakaa ja valtuuttaa projektin loppuun saattamiseen tarvittavat rahavarat. Päätulos budjetin määrittämiseksi sisältää kustannustehokkuuden perustason. Siinä ei määritellä vain kustannuksia, vaan myös kustannusten syntymisajankohtaa. Sisältö budjetin määrittämiseen sisältää
- Toimintakustannusarviot
- Arvioiden perusta
- Laajuuden lähtötaso
- Projektin aikataulu
- Resurssikalenterit
- Sopimukset
- Organisaation prosessivarat
Tämän prosessin tulos on
- Kustannustehokkuuden lähtötaso
- Hankerahoituksen vaatimukset
- Projektiasiakirjojen päivitykset
Projektin budjetointi suoritetaan rinnakkain projektin aikataulutusprosessin kanssa. Se riippuu suuresti kolmesta komponentista -
- Kustannusarvio
- Tehtävän kestot
- Kohdennetut resurssit
Projektin budjetoinnin aikana projektipäällikkö kommunikoi eri henkilöiden kanssa, jotka vastaavat työn hallinnasta ja projektien kustannusten arvioinnista.
Hän käyttää erilaisia projektinäkymiä, kuten projektin työn erittelyrakennetta, kustannusarvioita, historiallisia tietoja ja tietueita, resurssitietoja ja käytäntöjä.
Ilman riskinarviointia budjetointiprosessi ei ole valmis. Riskinarviointiprosessissa otetaan huomioon sellaiset tekijät kuin ajanpula, resurssien saatavuus, kehitystiimin kokemus, käytetty tekniikka jne. Riskiarviointi voi olla 25-30 prosenttia projektin kokonaiskustannuksista.
Projektin laadunhallintasuunnitelma
Laadunhallintaprosessiryhmä koostuu kolmesta prosessista,
- Suunnitelman laatu
Suunnitelman laatuprosessi sisältää sen tunnistamisen, mitkä vakiolaatuilla on merkitystä projektille ja miten ne voidaan täyttää. Se sisältää myös laatumittareiden ja standardimenettelyjen tunnistamisen projektiprosesseille, lakisääteisten vaatimusten, tuotteen toiminnallisuuden, dokumentoinnin jne.
Suunnitelman laadunhallinnan panokset sisältävät
- Projektinhallintasuunnitelma
- Sidosryhmärekisteri
- Riskirekisteri
- Vaatimusdokumentaatio
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Laadunhallinnan tulos on
- Laadunhallintasuunnitelma
- Prosessin parantamissuunnitelma
- Laatutiedot
- Laadun tarkistuslistat
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Laatuvakuutus
Tämä vaihe sisältää pääasiassa kaksi toimintaa, ensin analysoidaan projektin laatua ja parannetaan projektin laatua. Se on prosessi, jolla tarkastetaan laatuvaatimukset ja laadunvalvonnan mittaustulokset sen varmistamiseksi, että laatustandardi säilyy koko prosessin ajan. Syöttö tähän on sama kuin suunnitelman laadunhallinnan tulos, kun taas
Tämän prosessin tulos on
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Organisaation prosessivarojen päivitykset
- Laadunvalvonta
Tämä tehdään laadun hallitsemiseksi koko projektin elinkaaren ajan. Se määrittelee, kuinka laatustandardi voi olla määriteltyjen laatustandardien mukainen. Laadunvarmistuksen tulos on laadunvalvonnan panos. Vaikka tulos tulee
- Laadunvalvontamittaukset
- Vahvista muutokset
- Vahvistetut suoritteet
- Työsuoritustiedot
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Organisaation prosessivarojen päivitykset
Projektin henkilöstöhallinto
Henkilöstöhallinto sisältää projektitiimin organisoinnin, johtamisen ja johtamisen. Se koostuu ihmisistä, joilla on jaetut roolit ja vastuut projektin loppuun saattamiseksi. Henkilöstöhallinto käsittelee neljä prosessia.
- Kehitä henkilöstösuunnitelma : Tässä vaiheessa määritellään projektiroolit ja -vastuut, projektin organisaatiokaaviot ja henkilöstöhallintasuunnitelma
Tulo tähän tahtoon
- Projektinhallintasuunnitelma
- Aktiviteettiresurssien vaatimukset
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Tämän tulos on
- Henkilöstöjohtamisen suunnitelma
- Hanki projektitiimi :
Tämä vaihe vahvistaa henkilöresurssien saatavuuden ja hanketoiminnan loppuunsaattamiseen tarvittavan ryhmän hankkimisen. Tämän vaiheen tulo olisi edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tuotos olisi
- Projektihenkilöstön tehtävät
- Resurssikalenterit
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Kehitä projektitiimi :
Tässä vaiheessa keskitytään joukkueen tehokkuuden parantamiseen, tiimin jäsenen vuorovaikutukseen ja tiimin ja projektin yleisen suorituskyvyn parantamiseen. Tämän vaiheen tulo olisi edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tuotos olisi
- Tiimin suorituskyvyn arvioinnit
- Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
- Hallinnoi projektitiimiä :
Tämä prosessi sisältää tiimin jäsenten suorituskyvyn seuraamisen, ongelmien ratkaisemisen, palautteen antamisen ja tiimin hallinnan projektin suorituskyvyn optimoimiseksi. Tämän vaiheen tulo olisi edellisen vaiheen tulos. Vaikka tämän vaiheen tuotos olisi
- Muutospyyntö
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
- Organisaation prosessivarojen päivitykset
Projektiviestinnän hallinta
Tässä projektiviestintä ei tarkoita suullista vuorovaikutusta toistensa kanssa, vaan projektiin liittyvän tiedon välittämistä tehokkaasti projektiryhmän, sidosryhmien, projektipäälliköiden jne. Kanssa. Sen tulisi käsitellä riskitoimia ja arviointeja, projektisuunnitelmia, kokousten hallintaa ja toimia, arvioita ja kävellä - läpi jne.
Tämä segmentti kattaa pääasiassa viisi aluetta
- Viestintä sidosryhmien kanssa
Se on prosessi, jolla kehitetään lähestymistapaa tehokkaaseen kommunikointiin sidosryhmien kanssa ja heidän vaatimustensa ymmärtämiseen. Syynä tähän olisi
- Projektinhallintasuunnitelma
- Sidosryhmärekisteri
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
Vaikka tämän tulos on
- Viestinnän hallintasuunnitelma
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Hallitse viestintää
Se on projektiinformaation varastointi, jakelu, kerääminen ja noutaminen viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tämän vaiheen panos olisi
- Yrityksen ympäristötekijät
- Organisaation prosessivarat
- Työsuoritusraportit
- Viestinnän hallintasuunnitelma
Vaikka tuotos olisi
- Projektiviestintä
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Organisaation prosessivarojen päivitykset
- Ohjausviestintä
Se on viestinnän hallinta ja seuranta koko projektin elinkaaren ajan. Tämän vaiheen tulo olisi
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektiviestintä
- Ongelmaloki
- Työsuoritustiedot
- Organisaation prosessivarat
Vaikka tämän vaiheen tuotos olisi
- Työsuoritustiedot
- Muuta pyyntöjä
- Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
- Projektiasiakirjojen päivitykset
- Organisaation prosessipäivitykset
Yhteenveto
Kustannusten hallinta on prosessi, jossa suunnitellaan ja hallitaan projektia kustannustehokkaasti. Se auttaa sinua kirjaamaan ja seuraamaan projektin jälkeen tehtyjä kustannuksia.
Jos haluat nähdä, että projektisi on saatu päätökseen tietyllä aikataululla ja budjetilla, näemme, mitä riskitekijöitä on lievennettävä seuraavassa opetusohjelmassa.